agosto 3, 2017
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Productividad EHS por bloques

¿Como organizar tus actividades de escritorio y tus tareas de campo?

Los profesionales EHS requerimos trabajar en tareas diversas que pueden incluir una combinación de tareas administrativas o actividades en campo. Actividades como elaborar procedimientos, asistir a reuniones, dar soporte en producción para evaluar maquinaria o equipo, recibir algún proveedor, etc., en realidad la lista puede ser amplia y variada y la jornada laboral puede esfumarse rápido sin avanzar tanto.

Quizás te ha sucedido que cuando estás a punto de mandar un correo ya tienes que estar en producción para evaluar una estación de trabajo o revisar alguna condición de seguridad. Esto definitivamente hace que tu productividad se vea disminuida al saltar de una tarea a otra, pero ¿Qué pasa si planeamos nuestras actividades por bloques de tiempo?

Organización y planeación La organización de nuestras tareas y actividades es fundamental para poder avanzar en nuestros diversos programas y objetivos, seguramente has tenido días donde requieres trabajar más en la parte administrativa de tu Sistema EHS pero por muchos motivos las tareas del piso de producción no te permiten avanzar. O quizás estás en el lado contrario, requieres pasar más tiempo en piso de producción asesorando ingenieros o haciendo recorridos de seguridad, pero las tareas administrativas no te lo permiten.

El día de hoy me gustaría compartir contigo una estrategia que puedes utilizar para organizarte mejor y atacar ambos escenarios, es decir las tareas administrativas y las actividades de campo o de piso de producción. Se trata de productividad en bloques de tiempo.

Primero lo importante, así que organiza por la mañana las tareas administrativas que debes realizar vs. las actividades de campo, haz una lista con estas dos áreas para que tengas muy claro lo que debes realizar ese día. Una lista por bloques dividida en actividades administrativas y actividades de campo podría verse de la siguiente manera:

En la tabla anterior, la efectividad por bloques se presenta cuando agrupamos las actividades Administrativas (A) y las de campo (B) en grupos con un horario definido. Es decir, puedes planear ejecutar tus actividades administrativas (A) en bloques de 2 o 3 horas y posteriormente planear ejecución de actividades de campo (B) en bloques de tiempo similares de 2 o 3 horas. Por su puesto que dependiendo de la complejidad de cada una de las tareas será el tiempo que agrupes tus bloques productivos y la cantidad de temas. De esta manera suceden varias cosas en beneficio de tu productividad:

Mantienes una mejor concentración al dedicarte a un grupo de tareas sin interrupciones. Te sorprenderías saber el tiempo que pierdes en regresar a tu escritorio y comenzar a trabajar en una tarea y viceversa cuando vas a piso de producción a realizar alguna actividad.

Optimizas tu tiempo productivo al no tener que estar intercalando actividades administrativas con actividades de campo.

Al organizarte en grupos de tareas te sentirás menos estresado sabiendo que tienes mejor control de tus actividades.

Por su puesto que la planeación de actividades por bloques requiere disciplina para desarrollar este hábito y es necesario practicar muy bien esta técnica para saber discernir como puedo planear bloques de productividad durante la jornada de trabajo. Veamos este ejemplo en la siguiente agenda de trabajo de un día laboral para un profesional EHS:

Como puedes ver, en la Opción “A” se presenta una agenda en donde las actividades de campo y las actividades administrativas están intercaladas o no agrupadas. En esta agenda es más probable que se tenga una baja productividad durante la jornada de trabajo debido al tiempo perdido entre cambio de tareas (tareas administrativas vs. tareas de campo).

En la agenda del día para la Opción “B” al organizar las actividades administrativas y las de campo en bloques de tiempo de 2 o 3 horas se presenta una mejor productividad en la jornada laboral que incluso puede representar tiempo adicional para nuevas tareas.

El ejemplo anterior es solo un pequeño ejercicio de cómo se pueden organizar las tareas por bloques de campo y de escritorio para un día de trabajo. El reto consiste en que pongas en práctica esta estrategia más días a la semana. Otras opciones incluyen bloques de tiempo por días de la semana en donde por ejemplo puedes dedicar un día a tareas administrativas y otro día completo a tareas de campo. Esta dinámica dependerá del tipo de trabajo y actividades que debas desarrollar en tu empresa. Si llegas a perfeccionar esta estrategia y hacerla constante puedes mandar un mensaje a tus clientes donde puedan ver que resulta más productivo una atención y entrega de información planeada que vivir “apagando fuegos” y acostumbrando también a tus clientes a siempre estar para ellos cuando se requiera.

Al organizar tu agenda por bloques de tiempo debes considerar reuniones o actividades programadas que no dependen de ti para ser ajustadas, en este caso te sugiero planear tus bloques de tiempo alrededor de estas actividades que no puedes mover. Es importante que hagas tu planeación antes de comenzar tu jornada laboral o bien minutos antes de terminarla para planear el siguiente día. Considera un tiempo de “colchón” para actividades emergentes que puedan surgir.

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